1. Hansı məlumatı daşımaq lazımdır?
Satış cədvəli çox vaxt bir neçə fərqli obyekti qarışdırır: müştəri şirkəti, əlaqə şəxsi, konkret satış fürsəti və ödəniş qeydi. Bunları eyni CRM kartına doldurmaq əlaqələrin itməsinə səbəb ola bilər. Keçiddən əvvəl hər faylın sahibi, son yenilənmə tarixi və hansı proses üçün istifadə edildiyi yazılmalıdır.
Bütün tarixi sütunları avtomatik köçürmək əvəzinə gündəlik istifadə olunan sahələr seçilir. Köhnə qeydlərin arxivdə qalması ilə yeni sistemdə aktiv işlənməsi ayrı qərarlardır. Saxlanma müddəti şirkətin tətbiq edilən tələblərinə uyğun müəyyənləşdirilməlidir.
2. Sahə xəritəsini necə hazırlamaq olar?
- Excel-dəki «Müştəri adı» CRM-də şirkətdir, yoxsa əlaqə şəxsi?
- Telefon və e-poçt hansı formatda saxlanacaq? Boş sahəyə avtomatik uydurma məlumat yazılmamalıdır.
- «Gözləyir» statusu hansı satış mərhələsinə uyğundur və məsul əməkdaş kimdir?
- Qeyd tarixləri, valyuta və məbləğ sahələrinin formatı necə tanınacaq?
- Əlavə fayllar və danışıq tarixçəsi import imkanına daxildirmi?
3. Dublikatları kor-koranə birləşdirməyin
Eyni telefon iki əməkdaş tərəfindən istifadə oluna bilər; bir şirkətin bir neçə əlaqə şəxsi ola bilər. Yalnız ada və ya telefona əsaslanan avtomatik birləşdirmə düzgün qeydləri itirə bilər. Güclü uyğunluq, mümkün uyğunluq və qeyri-müəyyən vəziyyət üçün ayrı qayda müəyyənləşdirin. Şübhəli qeydlər insan baxışına çıxarılmalıdır.
Bu, konkret CRM üçün konfiqurasiya tövsiyəsi deyil, köçürmə layihəsinin yoxlama yanaşmasıdır. Məsələn, HubSpot-un rəsmi import sənədi öz platforması üçün fayl və identifikator qaydalarını izah edir. Seçilmiş sistemin aktual tələbləri ayrıca yoxlanmalıdır.
4. Sınaq importu üçün qəbul meyarları
İlkin testdə adi və problemli qeydlər birlikdə seçilir: boş telefon, iki əlaqə şəxsi, qeyri-standart tarix və təkrar müştəri. Nəticə yalnız «import tamamlandı» mesajı ilə qəbul edilmir. Mənbədəki və hədəfdəki qeyd sayı, müştəri–satış əlaqəsi və nümunə məbləğlər tutuşdurulur.
- Rədd edilən sətirlər ayrıca siyahıda saxlanılıb?
- İcazəsiz rol digər əməkdaşın məlumatını görə bilir?
- Təkrar import eyni qeydləri yenidən yaradır?
- Səhv köçürməni geri alma qaydası sınaqdan keçirilib?
5. Keçid günü və sonrakı iş qaydası
Tam köçürmə zamanı köhnə cədvəldə dəyişikliklərin nə vaxt dayandırılacağı və son fərqlərin necə daşınacağı razılaşdırılır. Biri Excel-də, digəri CRM-də eyni məlumatı sərbəst dəyişirsə, iki ayrı həqiqət yaranır. Yeni əsas məlumat mənbəyi və cavabdeh şəxs aydın olmalıdır.
Keçid qiyməti fayl sayından əlavə təmizləmə, əlaqələrin bərpası, sistem imkanları və təlimdən asılıdır. CRM hazırlanması və köçürmə layihəsi üçün şəxsi məlumatları çıxarılmış sahə nümunəsi və əsas satış mərhələlərinizlə müraciət edin. Büdcəni planlamaq üçün CRM qiymət faktorlarına da baxın.